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BPMS: Conceito, Vantagens, Componentes e Aplicação

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imagem de homem de terno, a sua frente estão simbolos de ferramentas e a palavra BPMS escrita em um deles.

O BPMS, ou Business Process Management Suite, é uma ferramenta que automatiza e gerencia os processos de uma empresa. Ele permite que as organizações mapeiem, analisem e otimizem seus processos, tornando-os mais eficientes.

Em um mundo cada vez mais competitivo, é preciso encontrar formas de melhorar as operações. Por isso, o BPMS é uma ferramenta que pode ajudar as empresas a alcançar esse objetivo.

Abaixo vamos discutir o que é BPMS, como funciona, quais são suas vantagens e como pode ser aplicado no seu negócio.

Saiba o conceito de BPMS

O BPMS é um conjunto de tecnologias e práticas para o gerenciamento de processos de forma mais eficiente. Ele pode ser usado para automação, melhora da comunicação entre os envolvidos, e garante a execução dos processos de acordo com as melhores práticas.

Essa ferramenta pode ser aplicada em qualquer tipo de negócio, independentemente do setor ou tamanho. Por sua versatilidade, diversas áreas como atendimento ao cliente, vendas e marketing, recursos humanos, finanças, etc, podem se beneficiar e melhorar uma ampla gama de processos em seus setores. 

Descubra como BPMS agrega valor para seu negócio

Como já citado acima, o BPMS oferece uma ampla série de vantagens para o negócio, e isso pode ajudar no posicionamento estratégico e diferenciação frente ao mercado

Um dos fatores que mais agrega benefícios para o negócio é o aumento da eficiência. A partir da automação de processos manuais, os colaboradores são liberados para se concentrarem em tarefas mais estratégicas. Isso pode resultar em uma redução do tempo de execução dos processos, o que leva a uma melhoria geral na eficiência e saúde da empresa.

Garantindo que os processos sejam executados de acordo com as melhores práticas, também é possível notar o aumento na qualidade dos produtos e serviços. Isso pode ser alcançado através da definição de regras de negócio, do monitoramento do desempenho dos processos e da análise de dados.

Integração

Uma das maneiras pelas quais o BPMS contribui para a integração empresarial é através da padronização dos processos. Ao mapear e documentar os procedimentos operacionais, o BPMS permite que a empresa estabeleça práticas consistentes em todas as suas áreas, facilitando a comunicação interna e promovendo a coesão organizacional. 

Isso é muito benéfico em ambientes onde diferentes departamentos precisam colaborar, pois cria uma base comum para compreensão e execução de tarefas.

Além disso, o BPMS facilita a integração de sistemas e tecnologias diversas. Ao centralizar a gestão de processos em uma única plataforma, é possível conectar e coordenar sistemas de maneira mais eficaz. Isso elimina silos de informação e promove uma visão holística das operações da empresa.

Formulários eletrônicos

Ao adotar um BPMS, as organizações podem criar e gerenciar formulários de maneira mais eficiente, transformando processos tradicionalmente baseados em papel em fluxos de trabalho digitais integrados.

A automação de processos oferecida pelo BPMS permite a criação de formulários eletrônicos dinâmicos e interativos. Esses formulários podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada processo, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade. 

Processos automatizados

A automação de processos é outra vantagem significativa oferecida pelo BPMS, contribuindo diretamente para a integração eficiente da empresa. A automação reduz a dependência de tarefas manuais propensas a erros, acelerando a execução de processos e melhorando a precisão. Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas.

Documentos

Ao integrar funcionalidades específicas para o gerenciamento de documentos, o BPMS contribui para o controle e acesso facilitado à informação documental. Uma das maneiras pelas quais o BPMS auxilia nesse contexto é fornecendo um ambiente centralizado para armazenamento e recuperação de documentos relacionados aos processos de negócios.

 Ao estabelecer modelos e procedimentos consistentes para a criação, revisão, aprovação e arquivamento de documentos, o sistema contribui para a uniformidade e conformidade com políticas internas e regulamentações externas.

Além disso, é possível ter recursos avançados de busca e recuperação, permitindo aos usuários localizar rapidamente documentos específicos. Isso economiza tempo e esforço e torna o acesso à informação mais ágil e eficiente.

Indicadores, KPI e Dashboards

O BPMS desempenha um papel significativo na melhoria dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) e na criação de dashboards eficientes para monitoramento e análise. As empresas podem definir, medir e analisar KPIs de maneira mais eficaz, tendo visão abrangente dos processos operacionais e criando indicadores mais alinhados aos objetivos estratégicos de negócio.

Ao integrar-se a ferramentas de visualização de dados, o BPMS permite que as empresas construam dashboards que apresentem informações relevantes em tempo real, tornando mais fácil para os gestores e tomadores de decisão monitorar o desempenho dos processos e alcançar insights valiosos.

Conheça as vantagens de usar BPMS

A adoção de um BPMS oferece diversas vantagens para as organizações, além das melhorias significativas na eficiência operacional, na tomada de decisões e na adaptação às mudanças do ambiente de negócios, existem outros benefícios que estão listados abaixo:

  • Melhoria contínua: o BPMS facilita a identificação de áreas de melhoria por meio do monitoramento em tempo real e da análise de dados. Isso permite que as organizações identifiquem gargalos, otimizem processos e implementem melhorias contínuas para alcançar maior eficácia operacional.
  • Agilidade nos negócios: a capacidade de modificar rapidamente os processos em resposta a mudanças nas condições de mercado, regulamentações ou requisitos internos proporciona maior agilidade aos negócios. O BPMS permite que as organizações se adaptem rapidamente a novas circunstâncias, mantendo a competitividade.
  • Transparência e visibilidade: o BPMS fornece uma visão transparente e em tempo real dos processos, permitindo que os gestores e tomadores de decisão monitorem o desempenho de forma detalhada. Isso promove uma tomada de decisão mais informada e orientada por dados.

Veja os componentes do BPMS

O BPMS é uma plataforma tecnológica composta por diversos componentes que trabalham em conjunto para possibilitar a modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócios. Seus principais componentes incluem:

Motor de Processo (Process Engine): este é o núcleo do BPMS, responsável por executar os processos automatizados. Ele interpreta e aplica as regras do processo, gerenciando a sequência de atividades, interações e decisões conforme definido no modelo de processo.

Motor de Regras (Rule Engine): o componente gerencia as regras de negócios associadas aos processos. Ele permite que as organizações modifiquem e ajustem as regras sem a necessidade de reprogramação, proporcionando flexibilidade e adaptabilidade aos processos automatizados.

Motor de Integração (Integration Engine): responsável pela integração com sistemas externos, o motor de integração facilita a comunicação entre o BPMS e outros sistemas da empresa, como sistemas de CRM, ERP ou bancos de dados. Isso é crucial para garantir uma execução de processo fluida e para manter a sincronia de dados.

Motor de Monitoramento (Monitoring Engine): monitora e registra o desempenho dos processos em tempo real. Ele coleta dados sobre a execução, identifica possíveis gargalos e fornece insights para a análise e otimização contínua dos processos.

Ferramentas de Modelagem (Modeling Tools): as ferramentas de modelagem permitem que os usuários criem e editem visualmente os modelos de processo. Elas normalmente utilizam notações padronizadas, como BPMN, para representar graficamente as atividades, eventos, decisões e fluxos de um processo.

Interface de Usuário (User Interface): é a interface por meio da qual os usuários interagem com o BPMS. Pode incluir painéis de controle, dashboards e formulários que facilitam o acompanhamento do progresso dos processos, a tomada de decisões e a interação com tarefas.

Banco de Dados (Database): o banco de dados armazena informações essenciais para a execução dos processos, como dados de instâncias de processos, registros de atividades e informações sobre regras de negócios. A eficiência e segurança do banco de dados são críticas para o funcionamento adequado do BPMS.

Gerenciador de Documentos (Document Manager): facilita o gerenciamento de documentos associados aos processos. Pode incluir a capacidade de armazenar, recuperar, versionar e controlar documentos relacionados aos processos de negócios.

Saiba a diferença entre BPM,BPMN e BPMS

O BPM (Business Process Management), BPMN (Business Process Model and Notation) e BPMS (Business Process Management System) são conceitos relacionados, mas desempenham papéis distintos no contexto da gestão de processos de negócios.

O BPM, ou Gestão de Processos de Negócios, é uma abordagem metodológica para identificar, modelar, analisar, melhorar, automatizar e monitorar processos de negócios. É uma disciplina gerencial que visa otimizar a eficiência e eficácia dos processos organizacionais, alinhando-os com os objetivos estratégicos da empresa.

O BPMN, ou Modelagem e Notação de Processos de Negócios, é uma linguagem gráfica padronizada para a representação de processos de negócios. Ele fornece uma notação visual compreensível para todas as partes envolvidas na gestão de processos, desde analistas de negócios até desenvolvedores de software. O BPMN utiliza símbolos específicos para representar diferentes elementos e atividades de um processo, proporcionando uma maneira clara e consistente de documentar e comunicar a lógica de negócios.

Por fim, o BPMS, ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, é uma plataforma tecnológica que suporta a implementação prática da gestão de processos de negócios. Um BPMS permite a modelagem, automação, execução, monitoramento e otimização de processos de negócios. Ele geralmente inclui ferramentas para criar, editar e visualizar modelos BPMN, além de funcionalidades para implementar fluxos de trabalho automatizados, integrar sistemas e monitorar o desempenho dos processos.

Ficou empolgado com todas as possibilidades que um bom gerenciamento de processos pode trazer para a sua empresa? Então comece a avaliar as necessidades para implantar em seu negócio. Como mostramos, o BPM é uma disciplina complexa e você vai precisar do apoio de um especialista para implantação de um gerenciamento personalizado para a sua empresa.

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