A integração de sistemas é uma solução importante e necessária para otimizar o trabalho das equipes em empresas dos mais variados nichos. Negócios que não que não tomam decisões orientadas por dados e não investem em recursos importantes como softwares empresariais, podem estar perdendo a eficiência necessária para tornarem-se competitivas perante um mercado tão concorrido.
A empresa que utiliza os dados e adota uma cultura data-driven a seu favor, cresce de forma escalável e mais segura. Com esse crescimento, é automático que os processos se tornem mais complexos e a utilização de mais de um sistema seja necessária.
Em um cenário com dois ou mais softwares e o trabalho manual em passar informações de um para outro, é essencial contar com a integração dos sistemas. Com isso, é possível centralizar os dados do negócio, evitando erros.
Em meio a transformação digital que estimula empresas a evoluir em diversos aspectos, ainda existe muita dúvida sobre o que é e como funciona a integração sistemas.
Pensando nisso, criamos este conteúdo para mostrar a sua importância e como ela pode otimizar o dia a dia dos colaboradores através de uma gestão integrada dos processos de um negócio. Continue lendo o artigo para descobrir o que é integração de sistemas e quais os seus benefícios.
Entenda o que é integração de sistemas
Um cenário muito comum nas empresas é a utilização de sistemas diferentes, que, na maioria das vezes, funcionam bem isolados, mas em conjunto parecem não se comunicar.
A integração de sistemas é a união de softwares diferentes, necessária para que a troca de informação entre eles seja eficaz. Ou seja, é a conexão de sistemas distintos entre si, para que funcionem de forma única através do compartilhamento de dados e informações.
Isso pode ser feito de algumas formas, como: através da incorporação do banco de dados, compartilhamento eletrônico das informações ou através de API. Com a integração correta, todos os processos de um negócio ficam reunidos, otimizando a produtividade dos colaboradores, devido ao melhor fluxo das informações.
Tipos de integração de sistemas existentes
Escolher a integração certa pode, com certeza, impactar nos resultados e na performance da sua empresa. Por isso, selecionamos para você alguns tipos de integração de sistemas existentes. Confira!
Integração banco a banco
É muito comum que uma empresa possua mais de um banco de dados. A sincronização desses dados traz benefícios como a centralização, o aumento da qualidade das análises e a facilidade do seu uso.
A integração banco a banco veio para unir as informações de dois ou mais bancos de dados. Este tipo de integração é ideal para empresas que possuem filiais ou até grupos que possuem mais de uma empresa. Um benefício desse tipo de integração é uma maior constância na atualização dos dados, reduzindo dados defasados ou duplicados.
Compartilhamento de dados eletrônicos
O compartilhamento de dados eletrônicos é realizado tendo em vista a exportação de um sistema para outro. Um mailing de um evento realizado pode ser compartilhado pela organização por e-mail, baixado e subido no seu CRM, por exemplo.
Esse tipo de integração costuma ser utilizado também em dados sensíveis de consumidores, alunos e clientes. Por isso, é muito importante investir em sistemas seguros de armazenamento e trabalho dos dados.
Integração por meio de API
A integração por meio de API está cada vez mais comum na rotina de quem utiliza sistemas, principalmente pela sua mais alta eficiência. Isso porque sistemas integrados via API atualizam os dados em tempo real.
Este tipo de integração é realizado por meio de códigos e dados dos sistemas. Uma instituição de ensino, por exemplo, pode utilizar uma API para atualizar e centralizar, em tempo real, os dados financeiros, pedagógicos e de matrícula dos estudantes.
Isso acontece sem nenhuma intervenção manual após a implementação dessa integração, e que permite que empresas economizem, já que conseguem integrar os sistemas que precisam para sua rotina sem necessariamente desenvolver ou contratar uma solução própria, robusta e cara.
Dicas para realizar uma integração de sistemas mais alinhada
A integração de sistemas da sua empresa deve ser realizada de uma forma estratégica e bem estruturada. Desta forma, você irá diminuir os riscos e garantir o retorno do investimento realizado. Separamos para você algumas dicas importantes. Confira!
- Pesquise junto ao suporte dos sistemas utilizados e nos materiais disponíveis se há possibilidade de integração com outros sistemas;
- Tenha sempre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) como principal aliada. Dados sensíveis são importantes e devem protegidos;
- Ao realizar a integração, tenha clareza de quais dados precisam ser integrados;
- Monitore com frequência a fluidez dessa integração de dados;
- Envolva seus colaboradores no processo de integração e garanta que tudo fique muito claro quando colocado no ar;
- Tenha uma gestão eficaz dos dados. Analise-os e compartilhe com a equipe. Em outras palavras, utilize essa facilidade tecnológica a favor do seu negócio!
Passos para fazer a integração de sistemas na sua empresa
A integração de sistemas realmente proporciona maior produtividade e organização à sua empresa. Mas, para que ela seja, de fato, eficiente, você precisa realizar algumas ações prévias, a fim de preparar o seu negócio e a sua equipe para tais mudanças.
Veja os passos para fazer a integração de sistemas na sua companhia:
- Defina os seus objetivos com relação à integração;
- Mapeie os sistemas que serão unificados;
- Estabeleça o tipo de integração que será feita;
- Configure os sistemas e as informações já existentes na empresa para receberem a integração de modo eficiente;
- Defina indicadores que gerem resultados claros e conclusivos sobre a integração;
- Prepare a equipe para a transição;
- Utilize ferramentas tecnológicas que facilitem o monitoramento da integração.
Entenda o que é integração de sistemas vertical e horizontal
Ao contrário do que se possa imaginar, não existe apenas uma maneira de realizar a integração. Há dois caminhos que podem ser utilizados nesse processo: vertical e horizontal.
A integração de sistemas vertical é uma técnica que permite que a empresa centralize, nela própria, seus processos da cadeia de produção, fazendo com que ela tenha total controle das atividades empresariais, sem recorrer a terceiros.
Já a integração de sistemas horizontal ocorre quando a empresa faz uma fusão, adquire ou assume o controle de outra para promover os seus produtos. Nesse caso, a empresa consegue sua expansão a partir da aquisição de outra que está na mesma hierarquia da cadeia produtiva. Assim, ela consegue novos públicos e aumenta a capacidade produtiva e a quantidade de produtos ofertados.
Saiba como a integração de sistema otimiza a cadeia operacional
A integração de sistemas possui múltiplas vantagens e pode gerar impactos positivos em diversos setores empresariais. Mas, dentre todos os seus benefícios, um deles é capaz de causar efeitos em toda a cadeia operacional, do começo ao fim: a otimização de processos.
A integração de sistemas possibilita a automatização de diversas tarefas, centraliza os dados empresariais e conecta os funcionários a uma mesma base, fazendo com que a produtividade coletiva e individual aumente e a cadeia operacional conclua trabalhos mais rapidamente.
Saiba na prática como fazer a integração de sistemas
Que a integração de sistemas é super benéfica para a sua empresa, você já sabe nessa altura do post, não é mesmo? Mas, provavelmente, a dúvida que agora está na sua mente é sobre como executar a integração de sistemas na prática.
Se você realmente está com esse questionamento, fique tranquilo, pois ele será esclarecido. Confira alguns passos sobre como fazer a integração de sistemas na prática:
- Estabeleça os objetivos que deseja alcançar com a integração;
- Convoque uma equipe de TI e realize configurações personalizadas nos sistemas da sua empresa;
- Defina o tipo de integração que deseja executar, alinhando-o aos seus objetivos empresariais;
- Prepare os dados da empresa e deixe-os organizados e prontos para o momento da sincronização entre os sistemas;
- Proporcione treinamentos aos seus colaboradores e prepare-os para a transição e o processo de integração.
Ausência de integração de sistemas: problemas ocasionados
O grande desafio em não contar com um modelo de gestão integrado, além da parte técnica que envolve a comunicação entre os sistemas, é o impacto que utilizar softwares separados tem para os colaboradores e para o negócio como um todo.
À proporção que as empresas crescem ou quando notam falhas na produtividade e qualidade do serviço/produto que entregam, percebem a necessidade de implementar ou trocar seu sistema de gestão. E isso geralmente implica em trabalhar com duas ou mais plataformas diferentes.
Quando não há a integração de sistemas, isso gera retrabalho para os colaboradores, custos desnecessários e desgastes que podem impactar até no cliente final. Confira outros problemas ocasionados pela ausência de integração de sistemas:
Obtenção de informações equivocadas
Se cada sistema possui dados que não conversam entre si, aumenta a chance de incongruência de dados, resultando em informações imprecisas e não confiáveis.
Isso prejudica a tomada de decisões e afetando a eficiência operacional. Afinal qual dado está correto? Qual é o mais atualizado? Em qual devo confiar? A integração evita essas dores de cabeça.
Baixa performance
Todo empresário ou gestor deseja uma equipe que tenha uma performance excelente e, principalmente, de alta eficiência. Por isso, facilitar a vida desses colaboradores através da automatização de processos é poder oferecer mais tempo para o trabalho em tarefas de maior risco, grau de personalização ou complexidade.
Não realizar a integração de sistemas pode fazer com que seus colaboradores gaste muito tempo na procura ou na atualização de dados, não eliminando o risco de informações equivocadas, como acabamos de mencionar.
Prejuízos financeiros
Alguns prejuízos financeiros podem surgir a partir da falta de integração de sistemas.
Alguns exemplos são: lançamento errado de entradas e saídas, dificuldade em analisar a saúde financeira do seu negócio, falha na autorização de lançamentos e pagamentos, entre outros.
A integração de sistemas ajuda a automatizar processos e a garantir a precisão dos dados, o que pode levar a melhorias significativas na eficiência operacional e, consequentemente, nos resultados financeiros da empresa. Além disso, dados claros e integrados ajudam na tomada de decisão, evitando a perda de negócios importantes para a empresa.
Conheça os benefícios da integração de sistemas
Os ganhos com a integração de sistemas são percebidos em todas as áreas de um negócio. Entre os principais benefícios, podemos citar:
Aumento da produtividade
Com sistemas integrados, todos os setores da empresa ficam conectados, criando processos que conversam entre si. Todas as operações passam a ser realizadas com mais precisão e de forma mais automatizada. Isso garante uma comunicação mais eficiente, alinhamento estratégico e fluxos de trabalho eficazes.
Redução de custos
A integração de sistemas elimina gargalos operacionais e otimiza processos, e acaba contribuindo para a redução de gastos de forma geral. A eliminação do retrabalho reflete na diminuição de erros operacionais, ou seja, isso impacta diretamente no gerenciamento dos custos de um negócio.
Diminuição de erros
Por meio dos dados integrados, os sistemas mostram quais etapas precisam ser executadas para concluir um processo, o que reduz os riscos de erros ou execução de ações em duplicidade, por exemplo.
Controle dos processos
Os gestores podem monitorar as atividades, e identificar gargalos operacionais. Com isso, fica mais fácil criar estratégias assertivas que vão contribuir com o sucesso do negócio.
Monitoramento de dados
Dados armazenados em sistemas diferentes que não conversam entre si, torna inviável conseguir uma análise eficiente do desempenho do negócio. A coleta de dados centralizada através de uma integração, garante segurança e confiança nas informações coletadas.
Melhora na tomada de decisão
Utilizar sistemas integrados traz uma visão 360º do negócio, fazendo com que a tomada de decisão seja melhor e mais precisa.
Dicas de como gerenciar os riscos na integração de sistemas
Apesar da integração de sistemas ser uma excelente maneira de otimizar e centralizar processos empresariais, ela pode apresentar falhas que impactem, direta e negativamente, no seu funcionamento. Então, para evitar que isso aconteça e para fazer a integração de sistemas ocorrer da forma correta, veja algumas dicas de como gerenciar os riscos nesse processo:
- Monte um projeto de integração de sistemas tendo em vista o tamanho da sua equipe;
- Analise a infraestrutura de TI antes de realizar a migração para um ambiente de trabalho integrado;
- Treine e prepare os seus colaboradores para as mudanças que ocorrerão com a integração de sistemas;
- Configure a integração de acordo com o perfil do seu negócio e da sua infraestrutura.
Importância da integração de sistemas para uma gestão eficiente
A integração de sistemas é a melhor alternativa para quem precisa fazer uma gestão mais eficiente, pois se dá de forma simples e otimizada. A criação de um ambiente digital integrado é uma necessidade para empresas que precisam fazer a troca de informações entre setores, tornar a rotina mais ágil e com menos chances de erro.
Além disso, a unificação dos sistemas auxilia na administração de um grande volume de dados, o que ajuda a obter informações valiosas e insights importantes para tomada de decisão. E quem faz a gestão de um negócio sabe a importância de evitar gargalos e ter em mãos todas as informações de forma rápida e precisa.
As trocas de informações mais utilizadas para garantir uma gestão eficiente incluem dados de clientes, pedidos, informações de contas a pagar, notas fiscais, entre outros. Isso possibilita integrar sistemas como um CRM com um ERP, até uma plataforma de e-commerce, tornando todas as áreas de empresa mais conectadas.
Entenda a diferença entre CRM e ERP
O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos da Empresa), é um software de gestão usado para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil de uma empresa. Sua aplicação é bastante ampla, e geralmente é dividida em módulos.
Já o CRM, que significa Customer Relationship Management (Gestão do Relacionamento com o Cliente), é utilizado para cuidar da base de clientes. O principal objetivo deste CRM software é guardar as informações comerciais da empresa, ao mesmo tempo em que ajuda a identificar os planos de ação e alternativas para aumentar as vendas e avaliar o time comercial.
Ambos os sistemas são importantes, e podem se complementar. Apesar disso, a grande parte das empresas opta por um ou outro e em sua maioria o CRM é priorizado, principalmente pelo seu custo e facilidade de acesso. Por isso, é importante avaliar o que é melhor para o seu negócio e contar com uma integração de sistemas eficiente.
Setores que podem ser integrados ao seu CRM
O CRM é uma ferramenta importante para a estratégia de empresas que focam no cliente. Desta forma, é possível englobar mais áreas, como marketing, vendas, serviços e muitas outras. Veja a seguir algumas delas:
Marketing
Integrando plataforma de automação de marketing a um CRM, é possível fazer ações para atrair e nutrir leads. Quando integradas, estas plataformas tornam a passagem de bastão de leads para o comercial mais ágil, além de manter todas as informações de sua jornada salvas no mesmo banco de dados.
Pré-vendas
Empresas que possuem equipe de pré-vendas podem se beneficiar da integração entre sistemas para recebimento de oportunidades e facilitar o acesso a informações importantes que ajudem o comercial a escalar mais vendas.
Pós-vendas
Tão importante quanto vender, é fidelizar clientes. Com ferramentas unificadas, é possível fazer uma boa gestão de relacionamento com o cliente, conseguindo prestar um atendimento personalizado.
Financeiro
Ter o financeiro integrado ao CRM traz possibilidades como garantia de informações em tempo real sobre dados de pagamentos, notas fiscais e assinaturas de contratos, agilizando atendimentos e trazendo mais retorno para clientes.
Gestão de Projetos
Ter a gestão de projetos unificada com um CRM traz resultados favoráveis como o acompanhamento de projetos e o andamento da produção de produtos e desenvolvimento de serviços. Isso traz autonomia para os colaboradores e maior gestão das atividades para os gestores.
Suporte
Seu produto ou serviço precisa de suporte? Que tal integrar todos os dados em um único lugar, com registros de toda a jornada do cliente, desde que ele entrou na base como um lead? É isso que a integração com um suporte pode fazer pelo seu cliente: trazer um atendimento único, personalizado e com retorno rápido.
Entenda o que é integração de sistemas automatizados
Sistemas automatizados são aqueles que fazem automaticamente algumas etapas de trabalho que até então seriam desempenhadas pelo trabalho humano.
Geralmente, são atividades morosas, repetitivas, que a tecnologia felizmente veio para facilitar e dar ao colaborador o tempo para dedicar-se a atividades mais complexas.
Essa tecnologia age através de sistemas, esses passíveis de serem integrados. A ideia por trás da integração de sistemas automatizados é garantir que os dados circulem entre eles, sem erros, sem atrasos e sem esforço manual.
Conheça outras integrações de sistemas:
Além da integração entre setores, é possível unificar a comunicação entre outros sistemas, como:
Comunicação
Você pode integrar ao CRM plataformas de comunicação como WhatsApp, Telefonia e Chatbots, que ajudam na prospecção e contato com leads e clientes.
CRM + ERP: enquanto ERP estrutura e padroniza processos, o CRM ajuda no relacionamento com leads e clientes. A união dos dois cria um ambiente que ajuda a manter esse relacionamento por muito mais tempo e de forma ágil e equilibrada com os processos internos de um negócio.
CRM com Plataforma de Cursos
Se o seu negócio possui uma plataforma de cursos, você pode usar a integração para coletar dados importantes que geram insights, além de ter em um único lugar informações sobre engajamento das aulas, acessos dos alunos, entre outros.
CRM com Redes Sociais
A maioria das empresas está nas redes sociais, não é mesmo? Temos disponível no mercado redes, cada uma como um canal de comunicação e envolvimento com a marca. Integrando um CRM com as redes sociais, é possível centralizar ações como publicações, monitoramento de comentários até comunicação via mensagem direta, tudo em um só lugar.
Dores solucionadas pela integração de sistemas
A integração de sistemas soluciona diversas dores que são enfrentadas pelas empresas, fazendo com que o funcionamento dessas seja mais eficiente e produtivo. Confira alguns dos problemas que são solucionados com o auxílio desse processo:
- Dificuldade na descoberta de gargalos;
- Lentidão nas tarefas;
- Infraestrutura instável;
- Insegurança nas transações;
- Descentralização de dados.
Integração de sistemas no Bitrix24: conheça o seu potencial
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